Jak sprawić, by impreza nie poszła bardzo źle

Od czasu do czasu może pojawić się potrzeba zaplanowania i zorganizowania imprezy firmowej. Może to być przełomowe wydarzenie dla Twojej firmy; jeśli zorganizujesz je dobrze, możesz liczyć na wzrost obrotów, jeśli źle, możesz bardzo dużo stracić.

W zależności od rodzaju organizowanego wydarzenia należy wcześniej wykonać wiele czynności związanych z planowaniem. Oczywiście zawsze istnieje możliwość, że drobny problem spowoduje lawinę problemów, ale dobra wiadomość jest taka, że można planować z wyprzedzeniem, robiąc wszystko, co w naszej mocy, aby uniknąć katastrofy.

Zawsze lepiej być przygotowanym!

Jeśli zbliża się jakieś wydarzenie, poniżej znajdziesz kilka wskazówek, jak je zaplanować, aby nie poszło bardzo źle.

Plan na wypadek katastrofy

Może to zabrzmi dość negatywnie, ale zawsze lepiej mieć plan B, tak na wszelki wypadek. Nie masz pojęcia, co może się wydarzyć, a jeśli chcesz uniknąć złego wrażenia na swojej firmie, najlepiej jest pomyśleć o najgorszym scenariuszu scenariuszu i zaplanować katastrofy zarządzanie kryzysowe!

Na przykład, jeśli planujesz zorganizować imprezę na świeżym powietrzu, najlepiej jest sprawdzić pogodę i jeśli jest 50/50 szans na deszcz, mieć plan B, aby przenieść imprezę do środka tuż przed jej rozpoczęciem, gdyby niebo postanowiło się otworzyć.

Można także opracować plan awaryjny na wypadek, gdyby prelegenci nie pojawili się na sali. Warto pomyśleć o posiadaniu dodatkowych mebli biurowych, na wypadek gdyby z którymś z krzeseł coś się stało lub gdyby z jakiegoś powodu zabrakło miejsc siedzących. Wypożyczenie mebli jest zawsze dobrym rozwiązaniem, ale warto mieć pod ręką kilka dodatkowych na wypadek, gdyby się nie pojawiły!

W takich przypadkach zawsze najlepiej jest zachować ostrożność, choć może się to wydawać przygnębiające!

Zawsze miej więcej, niż potrzebujesz

Jeśli masz potwierdzenie, że w uroczystości weźmie udział 50 osób, zamów 60. Nigdy nie wiadomo, czy ktoś nie pojawi się z dodatkową osobą, o której nie wiedziałeś! Może się też zdarzyć, że ktoś, kto myślał, że ma potwierdził, ale tak naprawdę nie potwierdził. W takim przypadku zawsze najlepiej jest przygotować catering dla większej liczby osób, niż się wydaje. Obejmuje to napoje, jedzenie, materiały informacyjne, krzesła biurowe i wszystko inne, z czego zamierzasz skorzystać.

Oczywiście, Oczywiście należy się rozejrzeć, aby upewnić się, że catering dla większej liczby osób niż jest to konieczne nie będzie kosztował zbyt wiele pieniędzy, ale tak naprawdę catering obejmuje najwyżej 10 dodatkowych osób. najwyżej, a to nie jest wielki tłum!

Zawsze pytaj o specjalne wymagania

Jest całkiem możliwe, że w dniu przyjęcia nagle dowiesz się o specjalnych wymaganiach gościa, przez co wpadniesz w totalną panikę. Zawsze pytaj o specjalne wymagania z wyprzedzeniem, szczególnie w formularzu, który chcesz, aby goście podali w RSVP. Dotyczy to wszelkich wymagań dietetycznych, jeśli organizujesz catering, wszelkich wymagań związanych z dostępem, np. jeśli ktoś porusza się na wózku inwalidzkim, oraz wszelkich innych szczególnych okoliczności, które wymagałyby niewielkich zmian w układzie nowoczesnych stołów w sali konferencyjnej.

Zawsze lepiej jest wiedzieć z wyprzedzeniem wcześniej, ponieważ próby załatwiania spraw pod wpływem chwili nie wyglądają profesjonalnie, a ponadto dają uczestnikom poczucie, że tak naprawdę nie przejmujesz się ich specjalnymi wymaganiami.

Potwierdź i jeszcze raz potwierdź

Potwierdź wszystko raz, a następnie potwierdź ponownie na krótko przed rozpoczęciem wydarzenia, np. kilka kilka dni wcześniej. Oznacza to liczbę uczestników, sprawdzenie, czy wynajęto modne meble biurowe, upewnienie się, że zamówiono catering i przekazano wszelkie specjalne wymagania, upewnienie się, że Twoje materiały informacyjne i torby z upominkami, które będziesz rozdawać, oraz sprawdzenie, czy wszyscy prelegenci mają zarezerwowane miejsce w swoim terminarzu i w odpowiednim czasie.

Nigdy nie można być zbyt zorganizowanym!

Dzięki wyprzedzeniu w czasie można ominąć i rozwiązać wszelkie problemy, zanim one wystąpią.